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从利用工作谈文书材料的分类与组卷_中国论文下载中心

论文作者:佚名    论文来源:不详    论文栏目:秘书文秘    收藏本页
 分类是文书材料立卷的核心,立卷质量的高低很大程度上取决于分类方法是否科学、合理。在近几年对机关文书材料立卷的检查、指导工作中,笔者发现,这始终是机关文书部门或档案部门无法逾越的鸿沟。因此,笔者想就这一问题浅谈个人之见解,以求与同行共同探讨。

  一、分类和组卷的基本含义

  分类是人们认识思维的结果,是对客观事物认识的一种基本方法。客观事物有从少到多、从简单到复杂的不断变化发展的过程。当事物发展得越来越多、越来越复杂时,为了能更准确地认识和掌握事物的本质,人们便按一种标准或一个角度来对事物进行划分。划分出的每一类都从属于这一事物,都是从不同的侧面反映了事物的属性,种类之和正好等于这一事物。例如,从性别分,人可分为男人和女人,从所有制形式分,企业可分为国有企业、集体企业、私营企业、股份制企业、三资企业等。根据分类逻辑性规则,按同一标准所划分出来的类,类与类之间必须互相排斥、不能交叉、重复或包含,下位类之和等于上位类,并且同一次分类只能采用一种标准。

  在档案工作中,有许多分类概念,如信息分类、概念(种类)分类、实体分类、全宗分类、年度分类、组织机构分类和问题分类等等。这里,笔者所着重谈的是在档案实体分类中,经过了全宗和年度分类后的组织机构和问题分类是以一个单位一年的文件为整体,根据文件内容特点,把文件划分成若干类别和层次的过程。组卷是指在分类的基础上把具有共同特点或密切联系的文件组合成案卷的过程。这就是文件分类和组卷的一般含义。

  二、分类与组卷的关系

  在文书立卷理论中,分类与组卷的方法、原则各自不同,不难区分。但在立卷实践工作中,常出现对文件分类与组卷方法中采取的分级别、作者、文种、保管期限等分类在概念上模糊不清,运用起来前后冲突,使案卷质量大打折扣。因此,正确理解文件分类与组卷的关系对立卷工作是至关重要的。

  1、分类是组卷的前提

  首先,分类是档案管理的基础。在档案管理工作中除了进行全宗区分、档案门类区分、年度区分外,还必须对档案划分“类别”,因为文件在经过全宗、门类、年度分类后、文件依然是一堆杂乱无章的材料,此时组卷,结果必然造成案卷内容混杂,也使日后案卷的排架、编目等许多工作难以进行,这对规范管理极为不利。其次,分类的类目是档案馆(室)检索文件的第一要素。一般情况,利用者查询档案,提供线索往往是一份文件的具体作者或内容或时间或文种等特征,而案卷很少能直接反映某份文件的具体特征,因为案卷是一组文件的集合,案卷反映的只能是一组文件的共同特征而非一份文件的具体特征。因此,档案馆(室)检索文件的第一步只能从这份文件所从属的类的一至几个案卷中去查找,也就是说第一步工作是先判定文件从属的类,然后,在确定的类中再通过其他特征检索文件。因此,类目成为检索文件的第一关口,如果在文件集合前,没有明确的类目统帅,检索文件只能是大海捞针。

  2、组卷是在分类的基础上文件的组合即再次分类

  文件按一种标准分类后,在几个大类之间,应该是互相平行的关系,其内容互不交叉、重复或包含。在这个基础上,才能进入组合案卷的过程,组合案卷时一个类接一个类进行。在一个类内,可以按文件作者(级别)、问题、名称等特征组合(再分类)或几个特征联合运用。最后,根据保管期限和文件数量的多少,在一个类内组合成一卷或数卷。然后依次进行,直至完成每个类内文件的组合。

  由此可见,分类与组卷实质是立卷工作中一前一后的两个步骤,是对文件进行分类和再次分类的过程。分类在前,是组卷的前提,组卷在后,是分类的延伸既再分类。分类重在区分,是通过演绎法把文件分割成个性互不相同的类,而组卷重在合并,是通过归纳法把共性文件组合在一起。

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